La signature électronique est un procédé qui garantit l’intégrité d’un document électronique et permet d’authentifier l’auteur. Elle est adaptée à tout type de documents et convient à toute entreprise. Que vous soyez une PME, une TPE, un auto-entrepreneur ou une organisation libérale, découvrez dans cet article, les multiples avantages de la signature électronique pour votre structure.
Assurance légalité et sécurité
Le premier avantage de la signature électronique, c’est sa légalité et sa sécurité. Elle est reconnue par la loi plus qu’une image de signature insérée dans un document, une signature scannée, et même celle apposée sur la tablette des livreurs. Elle a une valeur bien plus probante que le tampon de l’entreprise et les paraphes. Docage signature propose une signature électronique certifiée eIDAS conformément au règlement européen n° 910/2014/UE qui statue sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Cette signature offre une sécurité absolue. Une fois apposée sur un document, elle n’est plus modifiable, ce qui préserve votre document de toute falsification. Et ce n’est pas tout ! À chaque opération que vous effectuez, elle constitue automatiquement un dossier de preuves contenant vos numéros de téléphone, adresses e-mail, adresses IP… Vous pouvez télécharger ces preuves en cas de problème.
Gain de temps
La signature numérique a été imaginée pour vous faire gagner du temps chaque fois que vous l’utilisez. De l’édition à l’archivage en passant par la signature de votre document, vous gagnez assez de temps que vous pourrez mettre de côté pour exécuter d’autres activités. Cela est dû à sa simplicité et sa facilité d’utilisation. Selon une étude réalisée sur l’ensemble des tâches entrant dans la vie d’un document (impression, dépôt de document, saisie des coordonnées du signataire, envoi en signature…), les meilleurs outils de signature électronique offrent les résultats impressionnants suivants :
Intégration de la signature numérique à votre ERP 0 min ;
Dépôt de document 3 min ;
Envoi de document par e-mail 15 min.
Ces résultats sont excellents et constituent un réel avantage pour les professionnels. Si vous recherchez un moyen simple pour gagner du temps, la signature électronique est la solution qu’il vous faut.
Gain d’argent
Hormis le gain de temps que vous réalisez, la signature électronique vous permet aussi d’économiser de l’argent. Tout d’abord, rappelez-vous que le fait que le temps de traitement des documents soit considérablement diminué, cela constitue un gain d’argent pour vous, car le temps, c’est de l’argent dit-on. On est d’accord ! Mais ce n’est pas l’essentiel ! Lorsque vous utilisez une solution de signature numérique, vous limitez vos investissements en achat de papier. Vos documents sont dématérialisés, traités et automatiquement archivés dans un espace sécurisé et dédié. Vous n’aurez plus besoin de dépenser plus tard pour construire et équiper un dépôt d’archives pour votre entreprise. Cela constitue un gain d’argent énorme pour votre entreprise, car la gestion des archives coûte une fortune.
Préservation de l’écologie
Contrairement à la signature sur papier, la signature électronique intègre une dimension environnementale. Elle a été mise en place pour limiter la production du papier et ainsi contribuer à une meilleure gestion des ressources. En effet, l’industrie du papier bien envisagée permet de gérer les forêts, mais les usines papetières produisent des oxydes de soufre et des oxydes d’azote qu’il vaut mieux éviter de respirer. Dans certains pays, ces usines sont aussi des agents de pollution de l’eau et des sols, d’où l’intérêt de vérifier la certification du papier que l’on achète, et de préférer une production française mieux encadrée.
Des études ont aussi démontré qu’une bonne partie des déchets retrouvés dans les décharges sont issus des papiers et cartons. La signature numérique permet de réduire ce volume. Lorsque votre entreprise opte pour un logiciel de signature numérique, vous dématérialisez vos documents et vous contribuez directement à la préservation de ressources par ailleurs bonnes et très utiles.
